Forandringsledelse: 7 gode råd at kende
I de fleste store organisationer er det svært at gennemføre store forandringer.
Medarbejderne husker de svære forandringsprocesser fra tidligere, og især dem, der ikke førte noget bedre med sig. De store omorganiseringer og skift til nye IT-systemer, er ofte blevet solgt som noget positivt, og ledelsen har formuleret en brændende platform, der gjorde forandringen nødvendig. Men det har kostet blod, sved og tårer at lave forandringen, og selv om ledelsen var tilfreds med projektet, har medarbejderne måske ikke oplevet, at omkostningerne stod mål med forbedringerne.
Spørg brugerne af Sundhedsplatformen i det offentlige sundhedsvæsen.
Hvis dine medarbejdere har oplevet sådan noget, så er det ekstra svært at blive begejstret for nye forandringer.
Samtidig er der sandsynligvis et element af politik i store forandringer i din organisation. Det er ikke sikkert, du som leder er blevet hørt, og det er heller ikke sikkert, at topledelsen er enige om det, de har besluttet. Måske er de endt med et kompromis, som ingen af dem synes er perfekt, og derfor er formuleringen af forandringsprojektet måske en smule anstrengt, ligesom det måske ikke rammer fuldstændig plet i forhold til de udfordringer, du og din afdeling står med.
Alligevel skal det gennemføres, og det kræver meget af dig som leder at få succes med sådan en forandring.
Herunder vil jeg give dig nogle perspektiver, som er gode at have med på vejen, og 7 gode råd til at få det bedste ud af de forandringsprojekter, du skal gennemføre.
Hvad er forandringsledelse?
Forandringsledelseer at lede og støtte mennesker, teams og organisationer gennem en proces, hvor de tilpasser sig nye måder at arbejde på. Det handler om at engagere medarbejderne, sådan at forandringen kan gennemføres vellykket. Det kan være et skift af IT-system eller en effektivisering af arbejdsgange. Det kan være et skift fra at være organiseret i regioner til at være organiseret i forretningslinjer. Det kan også være opkøb eller fusioner. Nogle forandringer rammer medarbejderne meget direkte, som for eksempel ændring af lønvilkår eller en ny måde at vurdere medarbejderens præstationsniveau på.
Forandringsledelse er en vigtig og integreret del af forandringsprojektet, og det bliver oftest misforstået som en kommunikationsopgave. Forandringsledelse kan ikke gøres ved at udsende nyhedsbreve og anden envejs-kommunikation. Nøglen til forandringsledelse er, at Involverede medarbejdere er engagerede medarbejdere. Du får 7 gode råd herunder til hvordan du gør det bedst
Modstand mod forandringer
Vi er alle imod forandringer til det værre. Og vi er alle imod forstyrrelser, der ikke ser ud til at gavne os. Det er det naturligste for enhver.
Medarbejderne skal igennem en lang proces, hvor de deltager i det krævende arbejde med at implementere forandringer og vænner sig til nye arbejdsgange, som ofte har en del børnesygdomme i begyndelsen.
Derfor er det centralt at de berørte medarbejdere forstår, hvorfor forandringen er besværet værd. Forstår du selv, hvorfor forandringen er besværet værd? Og forstår du det godt nok til at svare på de 1000 skeptiske spørgsmål, du vil få?
For at håndtere modstand mod forandringer effektivt skal du:
- Lytte og forstå: Identificer årsagerne til modstanden ved at lytte til medarbejdernes bekymringer.
- Kommunikere klart: Forklar forandringens formål, og hvordan den gavner både organisationen og medarbejderne.
- Involvere medarbejderne: Inkluder dem i processen, så de føler sig hørt og engageret.
- Tilbyde støtte og træning: Giv den nødvendige træning og ressourcer til at lette overgangen.
- Vise tålmodighed: Accepter at forandringer tager tid, og vær parat til at tilpasse din tilgang.
Ledelse af forandringsprocesser
At overvinde modstanden mod en forandring er kun en delkomponent af forandringsledelse. Den anden vigtige delkomponent er at engagere de berørte medarbejdere gennem involvering.
Forandringsledelse skal derfor være en integreret del af projektledelsen, hvor I i alle faser af projektet involverer og engagerer de berørte medarbejdere. Hvis I har ansvar for forandringsledelsen men ikke er involveret i projektledelsen, så ender I sandsynligvis med at fungere som postkasse, der leverer nyhedsbreve til medarbejderne fra ledelsen og kanaliserer feedback tilbage.
Det er ikke god forandringsledelse.
God forandringsledelse indebærer at gøre det muligt for medarbejderne at få indflydelse på projektet overalt, hvor det er muligt, og at skabe accept af eller måske endda begejstring for de ting, de ikke kan få indflydelse på.
Derfor har I brug for et skarpt mandat fra ledelsen. I skal vide, hvad projektet absolut skal levere, og hvor der er plads til udvikling undervejs. I skal også forstå, hvorfor projektet er meningsfuldt for virksomheden at bruge energi på, og I skal finde ud af for jer selv personligt, hvorfor det er meningsfuldt for jer at bruge energi på.
Her er det vigtigt at, I tør udfordre ledelsen, så det står skarpt og enkelt, hvad der skal leveres, og at alt overflødigt er skåret væk. Det er også vigtigt, at I spørger grundigt ind til, hvorfor projektet er vigtigt, så I forstår, hvad det i sidste ende gør for forretningen. Det gør det også mere meningsfuldt for jer selv.
Når I forstår projektets mandat på den måde, kan I med rank ryg føre medarbejderne igennem det, de ikke kan få indflydelse på, og I kan roligt slippe noget af kontrollen med resten og overlade det til de medarbejdere, der skal leve med forandringen bagefter.
Ofte har man nedsat en projektgruppe, der skal arbejde sidelæns ind i organisationen, på tværs af afdelinger. I disse tilfælde skal I både engagere medarbejdere, der bliver berørt af forandringen, og ledere, der måske hierarkisk er over jer, og som kan have grunde til på forhånd at have modstand mod forandringen. Grundlæggende er mekanismen den samme - Engager disse ledere ved at involvere dem - men timingen er anderledes: Det er nødvendigt at sikre disse lederes engagement, før I går videre med de berørte medarbejdere
7 gode råd om forandringsledelse
Involver de berørte i alle faser af projektet: Alle faser i et projekt er forandringsledelses-faser. Sørg for fra start til slut at involvere repræsentanter for de medarbejdere og ledere, der skal udføre og leve med forandringen.
Formuler 3 ting, som projektet ikke kan gå på kompromis med: Når I involverer medarbejdere, skal det være klart, hvad de kan få indflydelse på, og hvad de ikke kan få indflydelse på. Formuler det som 3 endemål, projektet ikke kan gå på kompromis med. Det gør det nemt for alle at orientere sig og hjælper med at skabe accept.
Brug agile metoder, hvor det er muligt: At arbejde agilt med projekter er kort sagt at prøve sig frem undervejs og bruge de erfaringer I får, til at videreudvikle projektet. Et projekt, der er åbent for justering undervejs, er langt nemmere at skabe begejstring for hos medarbejderne, end et, der er foruddefineret. Og så er det i de fleste tilfælde mindre ressourcekrævende.
Tal meget: Fortæl flittigt om projektets formål, instruer de berørte i hvad det betyder for dem, og hvorfor det er vigtigt. Giv hyppige opdateringer om hvordan det skrider frem og giv klar besked om, hvordan du som berørt medarbejder skal gebærde sig. Selv når I synes, at I har kommunikeret meget, skal I sandsynligvis gøre mere.
Lyt mere end I taler: Forståelse og accept af forandringer sker især, når de berørte selv får lejlighed til at udtrykke sig. Skab muligheder for at de berørte medarbejdere kan diskutere med hinanden og med jer, hvad forandringen betyder for dem. Lyt nøje til det, der bliver sagt, og tag det med i den videre justering af projektet, hvis det er muligt inden for mandatet.
Topledelsen skal deltage: Få det relevante niveau af topledelse til at deltage både når der tales, lyttes og udvikles. Det er vigtigt for medarbejdernes engagement at se topledelsen deltage og lytte til den modstand, der opstår. Det er også vigtigt for topledelsens forståelse af projektet.
Vær tålmodig med modstand: Anerkend den modstand, I møder, i stedet for at forsøge at overtale eller undertrykke. Giv den plads og tid. Både hos afsenderen, der måske har brug for tid til at omstille sig til det nye, og hos jer selv, der måske også har brug for tid til at fordøje det, der bliver sagt, så I kan høre om der i modstanden også ligger vigtige budskaber til Jer om, hvordan I bedst kommer videre. Måske er der ting, der skal justeres i projektet eller budskaber, der skal skæres skarpere til.
Behovet for forandringsledelse fortsætter
Når selve projektet er overstået, og projekt-teamet er opløst, fortsætter organisationen med at arbejde med forandringen. Modstanden mod forandringen fortsætter, og der opstår utallige læringsmuligheder, som kan hjælpe med at forankre det nye i organisationen. Hvis du selv er leder i organisationen, skal du fortsætte det gode arbejde. Og er du en af projektmedarbejderne, som nu skal til at beskæftige sig med noget andet, så er det bedste, du kan gøre, at overlevere dine erfaringer og din viden om forandringsledelse til organisationens ledelse.
Er der dele af det hér, som du kunne have gavn af at arbejde med i et forløb med lederudvikling eller executive coaching? Tag kontakt i dag og lad os finde tid til at tale om det, du gerne vil arbejde med: